El Clínico San Cecilio permite firmar los contratos de sus profesionales desde cualquier luga
El nuevo sistema de firma electrónica, operativo desde agosto, evita desplazamientos al hospital y permite incorporar directamente la documentación al expediente del trabajador
El Hospital Universitario Clínico San Cecilio ha puesto en marcha un nuevo sistema de firma electrónica para formalizar los contratos y nombramientos de sus profesionales, una herramienta que permite completar este trámite desde cualquier lugar y a cualquier hora, sin necesidad de acudir presencialmente al centro hospitalario.
La iniciativa, impulsada en el marco del Servicio Andaluz de Salud (SAS), supone un nuevo avance en la transformación digital de la gestión de personal y busca agilizar los procedimientos administrativos, reducir el uso de papel y facilitar la relación de los trabajadores con el hospital.
El sistema está operativo desde agosto y permite formalizar electrónicamente los nombramientos mediante certificado digital y correo corporativo desde cualquier dispositivo compatible, ya sea un ordenador, un teléfono móvil o una tableta. Una vez completada la firma, el profesional recibe automáticamente una copia del documento en su correo electrónico y este queda incorporado directamente a su expediente.
Durante el primer mes de funcionamiento, 38 profesionales ya han utilizado esta vía, en un hospital que formaliza alrededor de 5.000 nombramientos cada año.
Menos desplazamientos y trámites presenciales
Hasta ahora, la firma de estos documentos requería acudir a la Unidad de Atención al Profesional. La nueva modalidad elimina ese desplazamiento y los tiempos de espera asociados, especialmente en el caso de trabajadores que se encuentran fuera del centro o tienen dificultades para realizar gestiones presenciales.
La directora Económica Administrativa y de Personal, Raquel Sánchez del Pino, ha destacado que el proyecto pretende poner la tecnología al servicio de los profesionales y simplificar su relación con el hospital mediante procedimientos digitales seguros.
La digitalización también reduce la carga administrativa de las unidades encargadas de imprimir, entregar, recoger y archivar la documentación, al tiempo que permite liberar recursos para otras tareas.
A ello se añade el ahorro de papel. Cada nombramiento genera actualmente entre cuatro y seis folios, además de otros documentos que tradicionalmente se aportaban en formato físico durante el proceso de incorporación. La extensión progresiva del sistema permitirá reducir de forma significativa el consumo de papel asociado a estos trámites.
Mónica M. Arenas López, jefa de Servicio de la Unidad Técnica de Personal, ha señalado que el objetivo no es únicamente sustituir la firma en papel por una electrónica, sino simplificar todo el circuito administrativo, de manera que el profesional pueda firmar, recibir la documentación y completar su expediente sin pasos intermedios.
Se mantiene la opción de atención presencial
El Clínico San Cecilio mantiene, no obstante, la posibilidad de realizar el trámite de forma presencial para quienes prefieran esta modalidad. Para ello, el proyecto incorpora también la firma biométrica mediante tabletas, ampliando las alternativas disponibles en función de las necesidades de cada trabajador.
La puesta en marcha del nuevo sistema ha implicado rediseñar todo el procedimiento, desde la recopilación electrónica de los datos necesarios para la incorporación hasta la firma, entrega y archivo de la documentación.
En el desarrollo han participado de forma coordinada las áreas de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, Selección, Provisión, Atención al Profesional, Unidad Técnica, Nóminas y Archivo, con el objetivo de crear un circuito integrado y reducir las actuaciones manuales.
El sistema incluye además las comunicaciones relacionadas con la formación en Prevención de Riesgos Laborales y Vigilancia de la Salud, de modo que los profesionales puedan disponer de la información necesaria desde el momento de su incorporación.
Con este proyecto, el hospital avanza, en línea con el SAS, hacia un modelo de “hospital sin papeles”, orientado a digitalizar los procesos administrativos, reducir su impacto ambiental y ofrecer a los profesionales procedimientos más ágiles y flexibles.
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